Úspora času a snadné opakované použití informací: V centralizovaném úložišti dokumentů můžete organizovat a uspořádat obsah a vytvořit jednotnou metodu organizace, kategorizace, procházení a rychlého vyhledávání příslušných informací.
Ochrana citlivých informací: Integrovaná správa přístupových práv, která je trvale spojena s dokumenty s libovolným cílem určení, umožňuje dokumenty zabezpečit. Přístupová práva uživatelů lze zadat pro jednotlivé položky a před publikací dokumentů je možné odebrat metadata.
Efektivní spolupráce na vytváření dokumentů: Integrované pracovní postupy pro dokumenty umožňují spustit a sledovat procesy týkající se dokumentů a spolupracovat na nich přímo v aplikacích systému Microsoft Office. V dokumentech lze zobrazit důležitá upozornění a informace o úkolech, což zajišťuje správné provedení kroků pracovního postupu.
Řešení nabídne nové možnosti v následujících oblastech:
Absence schvalovacích cyklů, dokumentů, verzování, publikování dokumentů, archivace, skartace.Sledování a připomínání termínů, bezpečnost přístupu k dokumentům, fulltextové vyhledávání
Zajištění možnosti sdílení informací ve firmě
Velké množství dokumentů v organizaci na lokálních discích, serverech, v elektronické poště, v podnikovém Intranetu. Zejména pak řeší problémy s jejich správou, vyhledáváním, bezpečností, , apod.
Podnikové procesy nemají jasně přiřazené úkony s dokumenty, nejasný stav procesu a rozpracovanosti dokumentu.